Consultants externes : sous-traitance, portage ou salariat ?

Les métiers de l’accompagnement tournent à l’intervenant externe. C’est structurel : sur les 162 194 organismes déclarés dans la liste publique de la DGEFP, 74 % ne comptent aucun ou un seul formateur permanent. Un centre de bilans avec deux salariés et huit consultants partenaires, un cabinet VAE qui mobilise des experts au cas par cas, un opérateur France Travail qui absorbe un pic de flux avec trois indépendants : c’est le modèle dominant, et il est parfaitement légitime.

Ce qui change, c’est le niveau d’exigence sur la façon dont vous contractualisez. Deux échéances tombent coup sur coup : la déclaration annuelle de sous-traitance sur EDOF se ferme le 30 septembre 2026, et l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi, réécrit, s’applique au 1ᵉʳ novembre. En toile de fond, deux arrêts de cour d’appel rendus en décembre 2025 et février 2026 rappellent que le risque ne vient pas du contrat que vous signez, mais de la façon dont vous le faites vivre.

Quatre montages, quatre régimes juridiques

Beaucoup de structures raisonnent en « salarié ou prestataire ». C’est une simplification coûteuse : il existe quatre régimes, avec des conditions d’accès sans rapport les unes avec les autres.

Le formateur occasionnel est le régime le plus mal compris du lot : beaucoup l’emploient comme synonyme de « petite prestation facturée ». C’est l’inverse. La doctrine administrative est explicite, le formateur occasionnel « est assimilé à un personnel de l’organisme » : il est salarié, avec déclaration préalable à l’embauche et bulletin de paie. Son avantage est purement social. Au titre de l’arrêté du 28 décembre 1987, les cotisations de Sécurité sociale se calculent sur une base forfaitaire journalière tant que la rémunération brute reste sous dix plafonds journaliers (2 200 € au 1ᵉʳ janvier 2026) et que l’intervention n’excède pas 30 jours civils par an et par organisme. Une journée payée 600 € brut ne génère ainsi des cotisations que sur une assiette de 345,40 €.

Deux réserves. Le dépassement des 30 jours impose une régularisation rétroactive sur les salaires réels de toute l’année. Et le texte vise les personnes qui dispensent des cours : un consultant qui conduit des entretiens de bilan n’enseigne pas. Y faire entrer une prestation d’accompagnement individuel est un pari, pas une certitude.

Sous-traiter un bilan ou une VAE sur le CPF : cinq verrous depuis 2024

C’est le malentendu le plus répandu du secteur : l’encadrement de la sous-traitance CPF est presque toujours présenté comme une affaire de formation. Il ne l’est pas. L’article L. 6323-9-2 du Code du travail, créé par la loi du 19 décembre 2022 contre la fraude au CPF, vise les actions listées à l’article L. 6323-6 — lequel comprend, noir sur blanc, les bilans de compétences et les actions de VAE. Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 en fixe les modalités, applicables aux contrats conclus depuis le 1ᵉʳ avril 2024.

Si vous vendez un bilan sur MonCompteFormation et en confiez l’exécution à un tiers, cinq conditions se cumulent :

1. Le sous-traitant a son propre NDA et est enregistré auprès du service régional de contrôle de la DREETS dont il relève.
2. Il est certifié Qualiopi, sauf s’il relève du régime micro-social avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 77 700 € hors taxes (article R. 6333-6-3). C’est la seule exception, et elle s’apprécie sur l’ensemble de ses activités déclarées en micro-entreprise. S’il intervient sur une action certifiante entière ou sur un bloc de compétences complet, il lui faut en plus l’habilitation à former du certificateur — un régime qui a ses propres règles, détaillées dans notre guide de l’habilitation par un certificateur.
3. Un contrat écrit formalise la relation, avec les sept mentions de l’article R. 6333-6-2 : missions confiées, contenu de l’action sous-traitée, sanction de la formation, moyens mobilisés de part et d’autre, conditions de réalisation et de suivi, durée et période, montant versé.
4. Pas de sous-traitance en cascade : votre sous-traitant ne peut pas re-confier l’action à un tiers. Inscrivez l’interdiction dans le contrat, c’est à vous de la faire respecter.
5. 80 % maximum de votre chiffre d’affaires CPF peut être sous-traité sur une année civile (arrêté du 3 janvier 2024) : vous devez réaliser au moins 20 % de votre activité MonCompteFormation par vos propres moyens. Le calcul porte sur ce que vous facturez, marge comprise, pas sur ce que le sous-traitant vous facture.

Hors CPF — marché France Travail, convention OPCO, facturation directe entreprise — votre sous-traitant n’a aucune obligation propre de certification. Vous, si : le donneur d’ordre reste garant du respect du référentiel qualité.

Le piège de la catégorie Qualiopi

Voici l’erreur qui passe inaperçue jusqu’à l’audit. La certification Qualiopi n’est pas globale : elle est délivrée au titre d’une ou plusieurs catégories d’actions — action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage — et chaque extension suppose un audit dédié.

Conséquence directe : un consultant certifié « action de formation » ne remplit pas la condition pour exécuter en sous-traitance un bilan vendu sur MonCompteFormation. Son certificat existe, il est valide, il ne couvre simplement pas la bonne catégorie. Le bon réflexe avant de contractualiser : vérifier la catégorie sur la liste publique des organismes de formation, qui l’indique pour chaque certificat en cours de validité — plutôt que de se fier au logo Qualiopi en pied de mail.

Le guide de lecture du RNQ (version 9 du 8 janvier 2024) donne une bonne raison de soigner la rédaction : quand il examine une action conduite pour le compte d’un autre prestataire, le certificateur contrôle les indicateurs correspondant aux missions confiées, mais en l’absence de contrat permettant de les identifier, il vérifie l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie. Un contrat flou transforme un audit ciblé en audit complet.

30 septembre 2026 : la déclaration EDOF concerne aussi ceux qui ne sous-traitent pas

Depuis 2025, la Caisse des Dépôts impose une télédéclaration annuelle du recours à la sous-traitance, intégrée à la version 15 des conditions générales d’utilisation. La campagne 2026, ouverte le 1ᵉʳ mai, porte sur l’exercice 2025 et se referme le 30 septembre.

Le point que beaucoup manquent : l’obligation vise tous les organismes référencés sur MonCompteFormation, y compris ceux qui n’ont eu recours à aucun sous-traitant. Déclarer « zéro » n’est pas facultatif. La démarche se fait depuis l’espace EDOF, rubrique Sous-traitance : chiffre d’affaires CPF 2025, part sous-traitée, puis un fichier tableur listant pour chaque sous-traitant sa raison sociale, son SIRET, son NDA, sa certification Qualiopi et son habilitation à former le cas échéant.

La sanction du silence est sans commune mesure avec l’effort demandé : l’absence de réponse entraîne la sanction la plus lourde prévue à l’article R. 6333-6, soit le déréférencement de MonCompteFormation — un arrêt d’activité pour un centre dont le CPF fait l’essentiel du chiffre d’affaires. Ajoutez cette échéance à votre calendrier réglementaire, au même titre que le dépôt du BPF et que les motifs de déréférencement détaillés dans notre guide du référencement EDOF.

1ᵉʳ novembre 2026 : l’indicateur 27 vous oblige à rouvrir vos contrats

Le décret n° 2026-728 du 1ᵉʳ août 2026, publié au Journal officiel du 4 août, réécrit le référentiel national qualité avec effet au 1ᵉʳ novembre 2026. Parmi la dizaine d’indicateurs modifiés, l’indicateur 27 est le seul qui impose de retoucher des documents contractuels — donc le plus long à traiter.

Deux évolutions, une même logique. Le portage salarial est désormais explicitement visé au même titre que la sous-traitance : le tour de vis engagé en 2023 sur le seul CPF s’étend à tous les modes de collaboration externe. Et la conformité au référentiel ne doit plus seulement être vérifiée, elle doit être tracée dans le contrat — une attestation Qualiopi rangée dans un dossier partagé ne suffira plus, l’auditeur demandera à lire la clause.

La date qui commande est celle de votre audit, pas celle de votre certificat : un organisme audité le 20 octobre est évalué sur 32 indicateurs, le même audité le 10 novembre sur 33. Et le décret ne prévoit aucun régime transitoire — les trois mois entre publication et entrée en vigueur ne sont pas un délai de mise en conformité, seulement l’écart entre deux dates. Un avenant type envoyé à tous vos partenaires avant le 1ᵉʳ novembre suffit à solder le sujet. Notre analyse de la réforme Qualiopi 2026 détaille les autres indicateurs touchés.

Portage salarial : le montage qui ne peut pas porter votre cœur de métier

Le portage rassure, parce qu’il semble éliminer le risque de requalification : le consultant est salarié de la société de portage, qui vous facture une prestation. Sauf qu’en tant qu’entreprise cliente, vous n’y avez pas librement accès. L’article L. 1254-3 du Code du travail est restrictif : le recours à un salarié porté n’est possible que pour l’exécution d’une tâche occasionnelle ne relevant pas de votre activité normale et permanente, ou pour une prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont vous ne disposez pas.

Relisez la phrase avec votre activité en tête. Un centre de bilans qui fait réaliser ses bilans par des consultants portés fait exécuter, par définition, son activité normale et permanente. Le cadre n’est pas respecté, et l’entreprise cliente encourt une amende de 3 750 €, portée à 7 500 € et six mois d’emprisonnement en cas de récidive.

Les autres bornes : prestation plafonnée à 36 mois chez le même client, salarié porté justifiant d’une qualification de niveau 5 (bac+2) ou de trois ans d’expérience, contrat commercial écrit conclu dans les deux jours ouvrables suivant le début de la mission. Les frais de gestion des sociétés de portage se situent le plus souvent entre 5 et 12 % du chiffre d’affaires hors taxes — à intégrer dans votre prix de revient par dossier si vous suivez vos marges au niveau du bénéficiaire, comme le recommande notre article sur les KPI de pilotage d’un centre.

Point décisif sur le CPF : lorsqu’un organisme référencé recourt au portage pour exécuter une action vendue sur MonCompteFormation, c’est la société de portage qui est le sous-traitant. C’est donc elle qui doit détenir le NDA, la certification Qualiopi dans la bonne catégorie et, le cas échéant, l’habilitation à former. Beaucoup de sociétés de portage généralistes ne sont pas certifiées, et aucune ne l’est « bilan de compétences » par hasard. Vérifiez avant, pas après.

Le portage garde tout son sens sur ce pour quoi il a été conçu : l’expertise rare et ponctuelle — un psychologue du travail mobilisé sur un profil atypique, un expert sectoriel qui intervient deux jours sur l’outplacement d’un dirigeant.

Requalification : deux arrêts récents, deux issues opposées

La qualification de contrat de travail est d’ordre public. Depuis l’arrêt d’Assemblée plénière du 4 mars 1983, la règle ne bouge pas : l’existence d’une relation de travail ne dépend ni de la volonté des parties ni du nom donné au contrat, mais des conditions de fait. La clause « le prestataire reconnaît ne pas être lié par un contrat de travail », présente dans tant de modèles, est juridiquement inutile. Le juge cherche un lien de subordination : le pouvoir de donner des ordres, d’en contrôler l’exécution et de sanctionner les manquements. Deux décisions récentes montrent où passe la ligne.

Requalification écartée — Cour d’appel de Montpellier, 18 février 2026, RG n° 24/05562. Un formateur sous-traitant de longue date la demande après la résiliation de son contrat-cadre. Les juges refusent, et leur motivation est précieuse : le respect d’une charte, la mise à disposition de supports et l’accès à des formations ne caractérisent pas une subordination dès lors qu’ils ne sont pas imposés ; exiger une expertise conforme aux objectifs et le respect des horaires convenus relève des obligations normales d’un sous-traitant ; les enquêtes de satisfaction et les feuilles d’émargement servent le suivi, la facturation et l’évaluation de la prestation, non celle d’un salarié ; enfin, la résiliation pour mauvaise exécution n’est pas une sanction disciplinaire.

Requalification prononcée — Cour d’appel de Saint-Denis de La Réunion, 18 décembre 2025, RG n° 24/00516. Un formateur d’abord recruté en CDD poursuit la même activité en auto-entrepreneur, pour le même organisme. Les indices retenus dressent en creux la liste de ce qu’il ne faut pas faire : dépendance économique quasi exclusive établie par les déclarations Urssaf ; micro-entreprise créée dans le seul but de prolonger la relation antérieure ; plannings, horaires et consignes pédagogiques imposés ; exercice dans les locaux et avec le matériel de l’organisme ; et surtout des réflexes RH — carte Vitale et attestation de mutuelle demandées, entretien professionnel, projet de fiche de poste incluant la mission de référent handicap. Proposer cette fonction, relèvent les juges, « illustre qu’elle concevait la relation comme celle existant à l’égard d’un salarié ».

La facture se cumule : rappels de salaires et de congés payés, cotisations sur toute la relation, indemnités de rupture, et indemnité forfaitaire de six mois de salaire pour travail dissimulé (article L. 8223-1). Côté Urssaf, le redressement porte sur cinq années civiles plus l’année en cours, les exonérations de la période sont annulées, et la majoration vient d’être relevée de 25 % à 35 % par la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2026, pour toute procédure engagée depuis le 1ᵉʳ juin 2026. Au pénal, le travail dissimulé expose à trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende, 225 000 € pour une personne morale — avec, en peine complémentaire, l’exclusion temporaire des marchés publics. Pour un opérateur qui vit de marchés France Travail, cette dernière ligne pèse plus lourd que l’amende.

Piloter sans diriger : la ligne de crête de nos métiers

Vous avez repéré la contradiction apparente. Qualiopi vous demande de sélectionner vos intervenants, de suivre la qualité de leurs prestations et d’en tracer la conformité au contrat. Le droit du travail vous interdit de leur donner des ordres, d’en contrôler l’exécution et de les sanctionner. La réponse tient dans une distinction : vous pilotez un résultat, vous ne dirigez pas une personne.

• Contractualiser sur des livrables, pas sur du temps de présence : un document de synthèse conforme, une trame respectée, un délai de restitution, un taux de satisfaction cible.
• Rendre les outils disponibles sans les imposer — la nuance a été explicitement retenue à Montpellier.
• Bannir les réflexes RH : pas de fiche de poste, pas d’entretien professionnel, pas de carte Vitale demandée, pas de nomination à une fonction interne (référent handicap, référent pédagogique, référent qualité). Ces fonctions relèvent de vos salariés.
• Surveiller la dépendance économique, y compris quand la relation se passe bien. Au-delà d’un certain volume récurrent, le salariat est plus sûr — et moins cher qu’un contentieux.

Le point aveugle : la confidentialité du bilan

L’article L. 6313-4 réserve les résultats détaillés au seul bénéficiaire, et l’article R. 6313-7 impose la destruction des documents de travail au terme du bilan. Quand un consultant externe conduit ces entretiens, il devient sous-traitant au sens du RGPD : un contrat au titre de l’article 28 s’ajoute au contrat commercial, et les notes n’ont rien à faire dans son espace de stockage personnel — un motif de non-conformité classique, développé dans notre guide RGPD pour les centres de bilans.

Votre feuille de route d’ici le 1ᵉʳ novembre

• Avant le 30 septembre : déclarer la sous-traitance 2025 sur EDOF, même si elle est nulle.
• Calculer votre taux de sous-traitance CPF 2026 en cours d’année, pas en janvier prochain : au-delà de 80 %, l’exercice est déjà perdu.
• Vérifier la catégorie Qualiopi de chaque sous-traitant sur la liste publique, pas seulement l’existence d’un certificat.
• Reprendre chaque contrat : sept mentions de l’article R. 6333-6-2, interdiction de sous-traitance en cascade, attestation de non-déréférencement.
• Avant le 1ᵉʳ novembre : envoyer un avenant intégrant la clause de conformité au référentiel, sous-traitance et portage salarial.
• Signer un contrat RGPD article 28 avec chaque intervenant qui accède aux dossiers des bénéficiaires.
• Relire vos relations les plus anciennes à la lumière des indices retenus à La Réunion : ancien salarié, client unique, planning imposé, locaux et matériel, réflexes RH.

Aucun de ces points ne demande de refondre votre modèle. Ils demandent de la traçabilité : savoir à tout moment qui est intervenu sur quel dossier, sous quel contrat, avec quelles pièces à jour. C’est ce qu’un outil de gestion par dossier bénéficiaire produit sans effort, et ce qu’un tableur produit mal — voir notre comparatif sur le choix d’un logiciel de gestion. Le durcissement s’inscrit dans la trajectoire décrite par notre guide de la loi anti-fraude formation 2026.

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