Devis, convention, séances individuelles et ateliers collectifs, émargement horodaté, facturation multi-financeurs, preuves Qualiopi et BPF : téo gère tout ce que votre espace France VAE ne gère pas — pour un candidat comme pour une cohorte de quinze.
téo est un logiciel de gestion pour les structures qui accompagnent des candidats à la VAE : architectes accompagnateurs de parcours, centres de bilans de compétences, organismes de formation et cabinets multi-prestations. Il centralise le dossier de chaque candidat, la planification des séances individuelles et collectives, l'émargement électronique, la production des documents, la facturation multi-financeurs et les preuves attendues en audit.
Le logiciel est en production depuis 2004 et utilisé par plus de 350 centres en France. Le tarif est de 90 € HT par utilisateur et par mois, sans limite de dossiers.
Le portail public est excellent là où il opère : la relation entre le candidat, vous et le certificateur. Il n'a jamais eu pour objet de produire votre devis, d'émarger vos ateliers, de facturer un OPCO ou de préparer votre bilan pédagogique et financier.
Le service public du parcours
Tout ce que le portail ne fait pas
Faisabilité, recevabilité, dossier de validation, jury, post-jury : à chaque séquence correspond un geste administratif que vous refaites pour chaque candidat. C'est là que le temps se perd, et c'est là que téo travaille.
Depuis le décret n° 2025-663, l'offre publiée doit couvrir tout le parcours — du dossier de faisabilité à l'entretien post-jury, frais de jury inclus lorsqu'ils sont réglés au certificateur. Dans téo, une prestation VAE se paramètre en plusieurs postes (forfait d'entrée, heures d'accompagnement individuel, ateliers collectifs, frais de jury) avec un tarif propre à chaque action du déroulé.
Le certificateur a deux mois pour se prononcer sur un dossier complet, et la recevabilité est tacite passé ce délai. Chaque dossier candidat porte ses mémos datés, ses pièces classées dans la GED et son historique de communications — vous voyez d'un écran ce qui a été déposé, quand, et ce qui manque encore.
C'est la phase la plus longue : environ huit des dix mois d'un parcours sont consacrés à l'écriture du dossier par le candidat. Vous alternez rendez-vous individuels et ateliers collectifs, chaque séance est émargée et son compte rendu est saisi dans un formulaire flo — un formulaire VAE est fourni par défaut — dont les réponses se fusionnent ensuite dans vos documents.
Acompte à la signature, solde après le passage devant le jury : téo détecte les jalons arrivés à échéance et vous propose de les facturer. Les oraux blancs se planifient comme n'importe quelle action du déroulé, et les frais de jury restent rattachés au bon financeur.
L'arrêté du 3 juillet 2025 impose de proposer un entretien post-jury. Il se planifie comme une séance, et le questionnaire de satisfaction part automatiquement à la fin du dossier, avec relance si le candidat ne répond pas. L'indicateur Qualiopi 30 se remplit tout seul, parcours après parcours.
Le marché des outils VAE est neuf. Beaucoup de solutions nées avec la réforme publient une feuille de route pour dire ce qui viendra : c'est honnête, mais ça ne vous aide ni le jour de votre audit, ni au moment de déclarer votre BPF. Voici ce que téo fait déjà, chez plus de 350 structures.
Dossier de groupe, inscription des candidats, génération en lot des séances sur une période, co-animation et feuille de présence collective.
Signature électronique simple au sens d'eIDAS, horodatage serveur, adresse IP et tracé conservés. C'est la preuve attendue à l'indicateur Qualiopi 11.
Conventions, devis et attestations signés au niveau 2 d'eIDAS (article 26), avec certificat nominatif délivré par un prestataire de confiance qualifié et code à usage unique.
Devis, convention, convocation, attestation, feuille d'émargement : vos modèles Word et Excel sont fusionnés avec les données du dossier, à votre charte.
CPF, OPCO, entreprise, France Travail, région : chaque financeur porte son forfait ou son pourcentage sur le dossier du candidat.
Factur-X conforme à la norme EN 16931, dépôt direct sur Chorus Pro pour les marchés publics, exports comptables et passerelle Pennylane.
Découpez le règlement en échéances, laissez téo remonter les jalons à facturer et suivez l'encaissement dossier par dossier.
Envoi déclenché par un événement du dossier, relances, suivi séparé des parcours individuels et des groupes, destinataires multiples.
Le bilan pédagogique et financier se calcule à partir de votre activité réelle, en suivant la structure du Cerfa, y compris la ligne dédiée aux actions d'accompagnement à la VAE.
Permissions par module et par action, plusieurs centres avec leur raison sociale, leur SIRET et leur numérotation de factures, BPF par centre ou consolidé.
Composez vos trames d'entretien en glisser-déposer. Un formulaire VAE est installé par défaut, aux côtés des formulaires bilan et CEP.
téo signale les pièces manquantes, les dossiers hors délais et les séances non émargées — avant que l'auditeur ne les trouve.
Accès direct à la plateforme RésoVAE (Nouvelle-Aquitaine) depuis le dossier du candidat, avec authentification automatique.
Import CSV de vos candidats et de vos organisations, exports tableur sur toutes les listes et le requêteur. Vos données entrent et ressortent.
Posez-les à tous les éditeurs que vous consultez, téo compris. Une réponse précise vaut mieux qu'une promesse, et la démonstration en direct vaut mieux qu'une capture d'écran.
86 % des candidats à la VAE sont des salariés, et les projets collectifs portés par les employeurs et les branches se multiplient. Or une promotion gérée à la main, c'est douze conventions, douze jeux d'émargements, douze questionnaires de satisfaction et douze calendriers de certificateur — l'équivalent d'un mi-temps administratif dès la première cohorte.
Un dossier de groupe qui porte le parcours commun, et un dossier individuel par candidat pour la preuve
Génération en lot des séances d'une période, jours fériés exclus et conflits de salle détectés
Émargement collectif en une seule opération, rangé automatiquement dans chaque dossier
Facturation à l'employeur ou à l'OPCO pour la cohorte, sans perdre le suivi individuel
Un cabinet qui accompagne des candidats à la VAE fait presque toujours autre chose : bilans de compétences, CEP, prestations France Travail, formations courtes, reclassement. Un outil mono-prestation vous laisse alors avec deux logiciels, deux facturations et deux BPF à réconcilier.
Le cœur historique de téo : phases préliminaire, investigation et conclusion, document de synthèse, financement CPF.
Marchés nationaux et régionaux, Prest@ppli, Chorus Pro, déploiement mandataire et co-traitants.
CEP, coaching, outplacement, formations courtes individualisées : mêmes écrans, mêmes gestes, un seul BPF.
Le cahier des charges de l'accompagnateur, fixé par l'arrêté du 3 juillet 2025, attend de vous une traçabilité complète : émargements, livrables intermédiaires, comptes rendus de séances, information sur les échéances. Ce sont des sous-produits naturels de votre activité dans téo.
Signature électronique simple au sens du règlement eIDAS et des articles 1366-1367 du Code civil : identité, contexte signé, horodatage, adresse IP et historique des relances sont conservés avec la feuille.
Émargements, comptes rendus de séance, documents générés, emails et SMS envoyés : tout est rattaché au dossier et daté. C'est exactement la traçabilité que le cahier des charges de l'accompagnateur exige.
Durées de conservation paramétrables, anonymisation des dossiers échus, journal des actions. téo intervient comme sous-traitant au sens du RGPD.
Données hébergées dans l'Union européenne, chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit, base de données dédiée par structure, sauvegardes quotidiennes.
Autant le dire tout de suite : nous ne sommes pas l'outil le moins cher du marché, et ce n'est pas notre objectif.
Le tarif est de 90 € HT par utilisateur et par mois, dégressif à partir de 6 utilisateurs, toutes fonctionnalités incluses. Voir le détail des tarifs.
Non, et c'est volontaire. Le portail France VAE reste l'endroit où vous recevez les candidatures, transmettez les dossiers de faisabilité et de validation au certificateur et récupérez les résultats de jury. téo prend en charge ce que le portail ne gère pas : le devis, la convention, la planification des séances, l'émargement, la facturation multi-financeurs, les preuves Qualiopi et le BPF.
Oui. Un dossier de groupe réunit plusieurs candidats sur un même parcours : vous inscrivez les participants, générez en lot les séances d'une période, gérez la co-animation et émargez toute la promotion en une fois. Chaque émargement se range ensuite dans le dossier individuel du candidat, ce qui reste la maille attendue en audit.
Vous posez autant de financeurs que nécessaire sur le dossier, chacun avec un forfait ou un pourcentage : CPF, OPCO, entreprise, France Travail ou région. téo produit les factures correspondantes, au format Factur-X pour les entreprises et par dépôt direct sur Chorus Pro pour les marchés publics, et suit l'encaissement échéance par échéance.
C'est la raison d'être de téo. Bilans de compétences, VAE, CEP, formations courtes individualisées, prestations France Travail, outplacement et coaching cohabitent dans le même outil, avec leurs déroulés, leurs formulaires, leurs tarifs et leurs documents propres. Vos statistiques et votre BPF se consolident sans ressaisie.
Oui, en produisant la preuve au fil de l'activité plutôt qu'à la veille de l'audit : émargements horodatés, questionnaires de satisfaction envoyés automatiquement, documents générés et conservés dans la GED, et un contrôle qualité qui signale les pièces manquantes et les dossiers hors délais. Le référencement AAP suppose par ailleurs une certification Qualiopi couvrant la catégorie VAE, valide depuis au moins trois mois.
90 € HT par utilisateur et par mois, toutes les fonctionnalités incluses, avec une tarification dégressive à partir de 6 utilisateurs. Le prix suit le nombre de personnes qui travaillent dans l'outil, pas le nombre de candidats accompagnés : une cohorte de quinze ne coûte pas plus cher qu'un parcours isolé.
Votre espace est ouvert en 48 h et paramétré avec nos équipes selon vos prestations. Le déroulé d'un parcours VAE, vos modèles de documents et vos tarifs sont configurables sans développement, et l'assistance répond en moyenne sous 2 h ouvrées.
Dans l'Union européenne, avec chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit. Chaque structure dispose de sa propre base de données, les sauvegardes sont quotidiennes et les durées de conservation sont paramétrables, avec anonymisation automatique possible en fin de période.
Nos guides opérationnels, mis à jour au rythme des textes.
Le cadre 2025-2026, les cinq étapes du parcours et les obligations du cahier des charges.
Domaine Formacode, certification RNCP visée au devis, offre globale : les règles à jour.
Monter une cohorte avec un employeur ou un OPCO, et éviter les cinq pièges classiques.
Trente minutes avec quelqu'un qui connaît le métier : vous décrivez votre déroulé, vos financeurs et vos livrables, nous vous montrons ce que ça donne à l'écran.